Bitte richten Sie Datenschutzanfragen an diesen Kontakt. Zur Bearbeitung kann ein angemessener Identitätsnachweis nötig sein; senden Sie keine unnötigen Ausweiskopien oder sensiblen Angaben unaufgefordert.
2. Zwecke, Daten und Rechtsgrundlagen
Der SchadenPilot dient der Auftragsbearbeitung, Projekt- und Schadensdokumentation, Terminabstimmung und Abrechnung. Welche Grundlage gilt, hängt von Ihrer Rolle und dem konkreten Zweck ab; ein Vertrag mit einer Hausverwaltung ist nicht automatisch ein Vertrag mit jedem Bewohner.
Terminbestätigungen und Terminänderungen per SMS und E-Mail
Für die Terminorganisation verwenden wir die ausgewählten Kontaktangaben, die betroffene Objektanschrift, Terminart, Datum und Uhrzeit sowie die dienstlichen Rückmeldekontakte des zuständigen Mitarbeiters. Versandzeitpunkt und Versandstatus können zur Nachvollziehbarkeit gespeichert werden. Die Nachrichten enthalten keine Werbung und keine Schadenfotos oder unnötigen Schadenbeschreibungen. Eine Absage an das Mitarbeiterhandy wird erst durch Erfassung im Kalender im SchadenPilot berücksichtigt.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Abstimmung für Ihren eigenen Vertrag erforderlich ist; bei Bewohnern und anderen Ansprechpartnern, die nicht selbst Vertragspartner sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse an der verlässlichen Terminabstimmung und Vermeidung vergeblicher Anfahrten, unter Berücksichtigung Ihrer Rechte. Kosten- und Absageregelungen ergeben sich gesondert aus den vereinbarten Auftragsbedingungen; diese Datenschutzinformation begründet keine Zahlungspflicht.
Anfragen, Angebote und Aufträge natürlicher Vertragspartner
Name, Anschrift, Erreichbarkeit, Anfrage, Leistungsumfang, Objekt- und Vertragsangaben.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: erforderliche vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage und Erfüllung Ihres Vertrags. Diese Grundlage gilt nicht allein deshalb für Sie, weil ein Dritter einen Vertrag mit uns geschlossen hat.
Ansprechpartner von Unternehmen, Verwaltungen und Versicherungen
Berufliche Kontakt- und Vertretungsangaben, Zuständigkeit und auftragsbezogene Korrespondenz.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit den zuständigen Personen und an der geordneten Durchführung und Dokumentation des Auftrags. Es werden nur dafür erforderliche Angaben verarbeitet; entgegenstehende Interessen der betroffenen Person sind zu berücksichtigen.
Bewohner, Mieter, Termine und Schadensdokumentation
Name, Erreichbarkeit, betroffene Wohnung oder Räume, Terminabsprachen, Schaden- und Messangaben sowie erforderliche Objekt- und Schadenfotos.
Soweit Sie nicht selbst Vertragspartner sind: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse und das Interesse des Auftraggebers liegen in der Terminabstimmung, Feststellung und Beseitigung des Schadens und im Nachweis der erbrachten Arbeiten. Die Verarbeitung ist auf erforderliche Daten begrenzt und setzt die Abwägung mit Ihren Rechten voraus. Private Gegenstände und unbeteiligte Personen sollen auf Fotos nach Möglichkeit nicht erkennbar sein. Gesundheitsangaben gehören nicht in gewöhnliche Schadenfelder; hierfür wäre eine gesonderte Prüfung nach Art. 9 DSGVO erforderlich.
Digitale Beauftragung, Nachweise und berechtigte Ansprüche
Angebots- und Vertragsfassung, ausgewählte Leistungen, Erklärungen, Name und eingezeichnete Unterschrift, Versions- und Integritätsnachweise sowie Datum und Uhrzeit der Erklärung. Die Unterschriftsfunktion ist keine Identitätsprüfung durch eine qualifizierte elektronische Signatur.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für den Vertragsabschluss mit Ihnen; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Informations- und Bestätigungspflichten, insbesondere §§ 312f und 312j BGB sowie Art. 246a EGBGB, soweit anwendbar; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den erforderlichen Nachweis von Erklärungen und die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Rechnung, Buchführung und gesetzliche Aufbewahrung
Rechnungsanschrift, Leistungs- und Abrechnungsangaben, Zahlungen und zugehörige Geschäftsunterlagen.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abrechnung mit natürlichen Vertragspartnern und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die jeweils anwendbaren handels- und steuerrechtlichen Pflichten, insbesondere § 147 AO und § 14b UStG sowie § 257 HGB, soweit anwendbar. Die für eine Dokumentart geltende Pflicht ist von einer pauschalen Aufbewahrung aller Projektdaten zu unterscheiden.
Zugang, IT-Sicherheit und angeforderte Offline-Funktionen
Benutzerkennung, Sitzungs- und Berechtigungsdaten, technische Sicherheitsereignisse und lokal bereitgestellte Projekt- und CRM-Daten.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Betriebssicherheit und Nachvollziehbarkeit von Sicherheitsereignissen. Unbedingt erforderliche Speicherung beziehungsweise Zugriff auf dem Endgerät zur Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Funktionen erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; dies ersetzt nicht die datenschutzrechtliche Grundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten.
Eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verwenden wir nur für einen gesondert erklärten, freiwilligen Zweck. Eine Bestätigung, Datenschutzhinweise gelesen zu haben, ist keine pauschale Einwilligung in alle Verarbeitungen. Für Personalverwaltung, Zeiterfassung und weitere Beschäftigungszwecke sind gesonderte Beschäftigteninformationen erforderlich; diese Kundenhinweise ersetzen sie nicht.
3. Woher Daten stammen
Wir erhalten Daten direkt von Ihnen bei Anfrage, Beauftragung, Terminabstimmung oder Vor-Ort-Aufnahme. Bei Beauftragung durch Dritte können Name, Kontaktangaben, Objekt-/Wohnungszuordnung und Schadenangaben von Eigentümern, Auftraggebern, Hausverwaltungen, Versicherungen oder beteiligten Fachfirmen stammen. Ergänzend entstehen Messwerte, Fotos und Bearbeitungsnachweise bei unseren Arbeiten. Die konkrete Quelle zu Ihrem Vorgang können Sie bei uns erfragen.
Werden Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben, ist grundsätzlich eine Information nach Art. 14 DSGVO erforderlich: innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats, bei früherer Kontaktaufnahme spätestens dabei und bei früherer Offenlegung spätestens bei der ersten Offenlegung. Ob eine gesetzliche Ausnahme vorliegt, muss im Einzelfall geprüft werden. Die Bereitstellung dieser Webseite allein belegt nicht, dass Ihnen die Hinweise zugestellt wurden.
4. Erforderliche und freiwillige Angaben
Für eine konkrete Anfrage und Beauftragung benötigen wir insbesondere die Identität und erreichbare Kontaktadresse des Auftraggebers sowie die für Leistung und Abrechnung notwendige Objekt- und Rechnungsanschrift. Ohne die dafür erforderlichen Angaben können wir eine Anfrage gegebenenfalls nicht zuordnen, kein verlässliches Angebot erstellen oder den Auftrag nicht durchführen. Eine Telefonnummer ist nicht pauschal Voraussetzung jeder Projektanlage; ein anderer geeigneter Kontaktweg kann genügen. Versicherungs- und Referenznummern können, soweit nicht für einen bestimmten Vorgang zwingend benötigt, nachgereicht werden. Für optionale Angaben besteht keine allgemeine gesetzliche Bereitstellungspflicht.
5. Empfänger und eingesetzte Dienste
Ein automatischer SMS-Dienst ist derzeit noch nicht aktiviert. Vor seiner Aktivierung werden der konkrete Dienstleister, die tatsächlichen Verarbeitungsorte und erforderlichen Vertragsgrundlagen abgeglichen und diese Hinweise ergänzt. Erst danach wird die automatische SMS-Übermittlung freigeschaltet. Nachrichten werden auf die für die Terminabstimmung erforderlichen Angaben begrenzt.
Berechtigte Mitarbeiter erhalten Zugriff entsprechend ihrer Aufgaben. Soweit es für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist, erhalten Auftraggeber und ihre bevollmächtigten Vertreter, beteiligte Fachfirmen, Versicherungen, Steuerberatung oder zuständige Behörden auftragsbezogene Informationen. Eine Hausverwaltung oder Versicherung erhält nicht automatisch sämtliche Bewohner- oder Projektdaten.
IONOS wird für E-Mail- und Kalenderdienste eingesetzt. Die Anwendung läuft auf einer Server-Infrastruktur; die genaue Betreibergesellschaft, deren Verarbeitungsorte und Vertragsgrundlagen sind noch anhand der tatsächlichen Hosting-Verträge zu bestätigen. Bei Nutzung des KI-Assistenten Bob werden Sprach- oder Texteingaben und aufgabenbezogener Kontext an den angebundenen KI-Dienst OpenAI übermittelt. Dies kann auch Korrespondenz oder Projektangaben betreffen, soweit sie für die aufgerufene Funktion verwendet werden. Die regulären Erfassungsfunktionen stehen unabhängig von einer Eingabe an Bob zur Verfügung. Bitte geben Sie Bob keine Passwörter und keine unnötigen Gesundheits- oder sonstigen besonders sensiblen Daten.
Bei Dienstleistern ist der tatsächliche Vertragspartner, die Rolle, der Verarbeitungsort und gegebenenfalls die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu prüfen. Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR kann insbesondere bei KI-Diensten stattfinden. Die konkret anwendbaren Länder, Empfänger und Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO sind noch nicht abschließend für die eingesetzten Konten belegt. Es wird daher weder ausschließliche EU-Verarbeitung noch eine bestimmte Zertifizierung oder Vertragsdeckung zugesichert. Auskunft zu den konkret eingesetzten Diensten und Zugang zu einschlägigen Garantien können Sie über unseren Kontakt anfordern. Ein Hinweistext ersetzt keine erforderliche rechtliche Absicherung.
6. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck oder eine anwendbare Pflicht erforderlich ist. Bei Anfragen ohne Auftrag ist entscheidend, ob die Anfrage abschließend erledigt ist und noch ein berechtigter Nachweisbedarf besteht. Bei Projektakten sind Leistungsabschluss, offene Ansprüche, Gewährleistungs- und Verjährungsfristen sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen. Ein konkreter Rechtsstreit kann eine begrenzte weitere Speicherung der dafür erforderlichen Daten rechtfertigen. Nicht benötigte Fotos oder Kontaktangaben dürfen nicht allein wegen der Aufbewahrung einer Rechnung unbegrenzt mitgespeichert werden.
Für Rechnungen und Geschäftsunterlagen gelten die jeweiligen dokumentartabhängigen gesetzlichen Fristen. Die vollständige betriebliche Aufbewahrungs- und Löschmatrix einschließlich E-Mail, Fotos, Sicherungen und Dienstleistern muss noch abschließend freigegeben werden. Deshalb nennen diese Hinweise hierfür keine unbestätigte einheitliche Jahresfrist. Archivieren ist keine Löschung.
Die technische Anmeldung verwendet ein notwendiges, auf diesen Host beschränktes Sitzungscookie mit höchstens 30 Tagen Laufzeit. Die vorgesehene technische Bereinigung entfernt abgelaufene Sitzungen und Sicherheitsereignisse, die älter als 30 Tage sind. Der Bereinigungslauf ist täglich vorgesehen; seine tatsächliche Ausführung ist betrieblich zu kontrollieren. Diese technische Frist ist keine Löschfrist für Angebote, Verträge, Projekte oder deren geschäftliche Nachweise. Sicherungen unterliegen einer getrennten Rotation und Wiederherstellungskontrolle; auch dort sind erforderliche Löschungen zu berücksichtigen.
7. Lokale Speicherung und Offline-Betrieb
Für den ausdrücklich gewünschten Offline-Betrieb können Projekt- und CRM-Daten sowie vorgesehene Medien und noch nicht synchronisierte Änderungen im Browser des verwendeten Geräts gespeichert werden. Der Offline-Datenbestand wird in einem passwortgeschützten, verschlüsselten lokalen Speicher abgelegt; zusätzlich werden benötigte Programmdateien zwischengespeichert. Bei erneuter Online-Verbindung können vorbereitete Änderungen mit dem Server abgeglichen werden.
Eine Abmeldung vom Server ist nicht gleichbedeutend mit dem Löschen bereits vorhandener Offline-Kopien. Lokale Daten bleiben bis zur gezielten Entfernung der entsprechenden Website-Daten beziehungsweise des Offline-Speichers auf dem Gerät. Vor einer Entfernung müssen noch nicht übertragene Änderungen gesichert beziehungsweise synchronisiert werden. Geräte sind gegen unbefugten Zugriff zu schützen; gemeinsam benutzte oder verlorene Geräte erfordern besondere Maßnahmen. Diese technisch erforderliche Speicherung dient der angeforderten Funktion, nicht einer Werbeeinwilligung.
8. Bob und menschliche Prüfung
Bob unterstützt unter anderem beim Erkennen und Zuordnen von Auftragsdaten und beim Erstellen von Entwürfen. KI-Ergebnisse können falsch oder unvollständig sein und müssen für den jeweiligen Vorgang geprüft werden. Eine automatische Zuordnung ist kein Nachweis einer Identität, Vertretungsmacht, Versicherungsdeckung oder rechtlichen Freigabe. Rechtsverbindliche oder vergleichbar erhebliche Entscheidungen sollen nicht ohne die hierfür erforderliche menschliche Prüfung erfolgen; ein darüber hinausgehender automatisierter Entscheidungsprozess wäre gesondert zu bewerten und zu erläutern.
9. Ihre Rechte
Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft und eine Kopie Ihrer Daten (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Die Datenübertragbarkeit betrifft insbesondere automatisiert verarbeitete Daten, die Sie bereitgestellt haben und die auf Einwilligung oder Vertrag beruhen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort eines mutmaßlichen Verstoßes. Für unseren Sitz ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg eine Anlaufstelle. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an unseren oben genannten Kontakt; diese Rechte hängen nicht von der Nutzung eines bestimmten Formulars ab.
10. Gesonderter Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht
Sie können einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe solcher Gründe widersprechen; dies gilt auch für damit verbundenes Profiling. Richten Sie Ihren Widerspruch an info@schulz-lut.de oder die Postanschrift.